Vorbereitung

Laden bzw. öff­nen Sie zu Beginn diese Datei. Dort sind (per Stand Mitte 2015) die aktiv­en und ehe­ma­li­gen Mit­glieder des Deutschen Bun­destages in ein­er tabel­lar­ischen Auf­stel­lung erfasst. Es ist übri­gens keine Tabelle oder Liste im eigentlichen Sinn, denn ein wichtiges Ele­ment fehlt: Die Über­schriften. Die recht ein­fache Auf­gabe ist es nun, je eine Liste der aktiv­en und ehe­ma­li­gen Mit­glieder zu erstellen. Diese Lis­ten sollen nach Frak­tio­nen und inner­halb der­er nach Namen geord­net sein.

Analyse

Sie haben die Dat­en auf dem Bild­schirm. Zu Beginn geht es darum, alle Zeilen in die Abfrage zu holen. Anschließend müssen Sie erken­nen, wie die Ehe­ma­li­gen gekennze­ich­net sind. Obwohl es nur etwas über 600 Zeilen sind ist es müh­selig, alle Zeilen auf Inkon­sis­ten­zen (Leerzeilen) zu prüfen. Recht kom­fort­a­bel geht das so:

• Erst ein­mal StrgEnde, um die let­zte Zeile des genutzten Bere­ichs zu aktivieren.
• Nun StrgA, damit der gesamte zusam­men­hän­gende Bere­ich markiert wird.

Wenn jet­zt nicht alles bis A1 markiert ist, dann ist die Zeile ober­halb der Markierung eine Leerzeile. Und die hat in ein­er Liste nichts zu suchen. Der einzig sin­nvolle Weg: Löschen. Und anschließend noch ein­mal bzw. so lange prüfen, bis wirk­lich alles bis zur Zeile 1 markiert ist. Damit sind die Voraus­set­zun­gen für die Erstel­lung ein­er Liste/Tabelle aus den Dat­en erfüllt. – Ach ja, falls Sie keinen Fehler in den vom Blog herunter gelade­nen gefun­den haben, ist das OK. Die Dat­en sind kon­sis­tent.

Bleibt noch festzustellen oder zu erkun­den, welch­es die „Ehe­ma­li­gen” sind. Daraus fol­gert dann natür­lich, dass die anderen Namen (zu dem Zeit­punkt) aktive Mit­glieder des Deutschen Bun­destages waren. Ich habe bei der Erstel­lung natür­lich genau hinge­se­hen und kann Ihnen sagen, dass alle Namen, welche in der Frak­tion mit einem Stern als let­ztes Zeichen gekennze­ich­net sind, nicht mehr Mit­glieder der Frak­tion sind.

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Einlesen in die Abfrage

Egal ob die Abfrage später in ein beste­hen­des oder ein neues Blatt einge­fügt wer­den soll, die Dat­en müssen in den Abfrage-Edi­tor ein­ge­le­sen wer­den. Dazu wer­den Sie eine beliebige Zelle inner­halb der Dat­en markieren, den Menüpunkt Pow­er Query anklick­en und dann im Menüband in der Gruppe Excel-Dateien auf das Sym­bol Von Tabelle Klick­en:

Hier Klick­en, um die Dat­en einzule­sen

Automa­tisch wird der gesamte, zusam­men­hän­gende Daten­bere­ich markiert und es öffnet sich ein Dia­log, wo genau dieser Bere­ich vorgeschla­gen wird:

Bere­ich fes­tle­gen und Über­schrift-Sta­tus kor­rigieren

Der vorgeschla­gene Bere­ich stimmt. Aber es ist klar ersichtlich, dass  die Tabelle keine Über­schriften hat. Und nicht nur PQ (Pow­er Query) ist der Mei­n­ung, dass eine Tabelle Über­schriften haben muss. Also wer­den Sie das Häkchen in dem Option­skästchen ent­fer­nen. Die Quell­dat­en wer­den nun automa­tisch in eine Liste mit Über­schriften umge­wan­delt und optisch auch in eine Tabelle mit blau/weißer Tabel­lierung dargestellt. Gle­ichzeit­ig öffnet sich in einem neuen Fen­ster der Abfrage-Edi­tor mit zumin­d­est einem Teil der Dat­en:

Der soeben geöffnete Abfrage-Edi­tor

An dieser Stelle einige fun­da­men­tale Anmerkun­gen, die für diesen Edi­tor gel­ten:

• Wie gewohnt sind ja nach Menü-Auswahl unter­schiedliche Menü-Bän­der (Sym­bol-Leis­ten, Rib­bons) sicht­bar.
• Die Edi­tierzeile sollte Tabu bleiben, solange Sie nicht sehr fit in Sachen Pow­er Query sind.
• Da es keine Zeilenköpfe gibt, wird ein Klick in die Über­schrift die gesamte Spalte markieren.
• Bei großen Daten­men­gen wer­den nicht alle Daten­sätze angezeigt, die ini­ti­ierten Änderun­gen wirken sich aber auf jeden Fall auch auf die nicht sicht­baren Zeilen aus.
• Einzelne Zellen kön­nen nicht geän­dert, edi­tiert wer­den.

In Excel 2016 gibt es kleine Unter­schiede, ins­beson­dere bei den ersten Schrit­ten. Darum hier „im Telegramm­stil” die wichtig­sten geän­derten Vorge­hensweisen:

• Es ist eine beliebige Zelle in den Dat­en markiert.
• Menü Dat­en, dort in der Gruppe Abrufen und trans­formieren das Sym­bol  Aus Tabelle anklick­en.
• Im Dia­log-Fen­ster den vorgeschla­ge­nen Bere­ich prüfen. Hier ist nor­maler­weise kein Häkchen bei Tabelle hat Über­schriften.

Das Dialogfen­ster in 2016

Das weit­ere Vorge­hen ist dem zu der 2010/2013^er Ver­sion prak­tisch iden­tisch.

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Sortieren

Im näch­sten Schritt sollen die Ein­träge so sortiert wer­den, dass alle Frak­tio­nen nach dem Alpha­bet auf­steigend sortiert sind und inner­halb der Frak­tion die Namen in auf­steigen­der Rei­hen­folge. Um den Effekt und die Vorge­hensweise etwas deut­lich­er zu machen, wer­den Sie erst bewusst eine andere Ord­nung in die Dat­en brin­gen. Sortieren Sie nach dem Vor­na­men, am besten Z→A. Dazu Klick­en Sie auf den Drop­Down-Pfeil  rechts neben der Über­schrift Spalte2 und markieren dann absteigend sortieren durch einen Klick:

Des guten Zwecks wegen: Nach Vor­na­men absteigend sortieren

Bei der Gele­gen­heit wer­den Sie vielle­icht auch erken­nen, dass nach amerikanis­ch­er Logik sortiert wird: Das Ö ste­ht noch vor dem Y … Aber jet­zt haben Sie das erre­icht, was ich wollte: Ein her­rlich­es Durcheinan­der bei den Namen und Frak­tio­nen. Sie fan­gen also bei Null an.

Wenn Sie nach mehreren Spal­ten sortieren wollen, dann müssen Sie sich in Excel immer von hin­ten nach vorne dur­char­beit­en (wenn es mehr als 3 Kri­te­rien sind). Hier ist es so, wie es prinzip­iell logisch ist: Erst das wichtig­ste Kri­teri­um sortieren, dann den zweitwichtig­sten Wert, und so weit­er. Dass immer die kom­plette Zeile sortiert wird, ver­ste­ht sich von alleine. 

Wenn Sie nun Spalte3 und dann Spalte1 sortieren, wer­den Sie vielle­icht sehr kleine Änderun­gen sehen, aber den gewün­scht­en Effekt nicht. Das liegt an dem eben schon erwäh­n­ten Umstand, dass die Spalte2 (Vor­na­men) ja als erstrangiges Sortierkri­teri­um fest­gelegt wurde. Also: Klick in den (nun etwas anders ausse­hen­den) Drop­Down-Pfeil der Spalte2 und Sortierung löschen anklick­en. Jet­zt ist alles so, wie gewün­scht. – Übri­gens: Rechts in der Über­schrift wird die Rang­folge der Sortierung in kleinen, grauen Zahlen angezeigt, wenn mehrere Felder (Spal­ten) sortiert sind.  Und bei der Gele­gen­heit: Links im Über­schrift-Feld wird sym­bol­isch der Typ des Feldes dargestellt. Diese Neuerun­gen gibt es erst seit dem Update Mitte Juli 2016. Die erste Auf­gabe ist erledigt und es kann nun die fol­gende Auf­gabe begonnen wer­den.

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Schönheitskorrektur

Was ein wenig stört, das sind die Inhalte, die Texte der Über­schriften. „Sprechende” Beze­ich­nun­gen machen sich ein­fach bess­er. Aber der Demon­stra­tion wegen wer­den Sie den­noch diese Abfrage erst ein­mal spe­ich­ern. Die Beze­ich­nung in dem entsprechen­den Sym­bol ist nicht so ganz eingängig, aber wenn Sie auf Schließen & laden Klick­en, erre­ichen Sie Ihr Ziel. Sie schließen das Abfrage-Fen­ster und laden das Ergeb­nis in ein Tabel­len­blatt. Sie wer­den erken­nen, dass der Arbeits­bere­ich nun geteilt ist. Links ist der herkömm­liche Tabellen-Bere­ich, ein kleiner­er Bere­ich rechts wird von einem geson­derten Fen­ster ein­genom­men:

Der Steuer-Bere­ich für die Abfra­gen

Hier wer­den alle Abfra­gen untere­inan­der aufge­führt, welche in der aktuellen Arbeitsmappe vorhan­den sind. Der grüne Bere­ich ist eine sen­si­tive Schalt­fläche, welche auf Zeigen und auf auf einen Dop­pelk­lick reagiert; darin ist rechts oben eine weit­ere Schalt­fläche (das Blatt mit dem Sym­bol), welche bei einem ein­fachen Klick diese Abfrage aktu­al­isiert. Wenn Sie einen Moment auf die Fläche zeigen, wird eine kleine Vorschau der Dat­en ein­blendet. 

Natür­lich kön­nten Sie nun in dem durch die Abfrage erstell­ten Tabel­len­blatt, der Liste die Sortierung nach Ihren Wün­schen bzw. mein­er Vor­gabe ändern. Aber das ist nicht wirk­lich hil­fre­ich, denn wenn Sie in der eigentlichen Abfrage, im Edi­tor-Fen­ster anschließend beliebige Änderun­gen vornehmen, dann wird hier in der Liste wieder genau das erscheinen, was in der Abfrage sicht­bar ist, also auch die wenig aus­sagekräfti­gen Über­schriften.

Bekan­ntlich führen ja viele Wege nach Rom. Und um die Abfrage wieder zu öff­nen, kön­nen Sie beispiel­sweise auf die grüne Fläche im Steuer-Bere­ich einen Dop­pelk­lick durch­führen. Umge­hend wird wieder das Abfrage-Fen­ster geöffnet und ste­ht für weit­ere Aktio­nen bere­it. Hier erst ein­mal für die sin­nvolle Anpas­sung der Über­schriften …

Klick­en Sie ein Mal in die Über­schrift Spalte1. Es wird die ganze Spalte markiert. Jet­zt ein Dop­pelk­lick in die Über­schrift, damit dieser Text markiert wird. Dann den Text Name eingeben und Return.

Nun ein Mal in die Über­schrift Spalte2 Klick­en. F2 und Sie kön­nen sofort loss­chreiben; der Text sollte natür­lich Vor­name sein.

Alle guten Dinge sind ja drei, darum bitte auf die Über­schrift Spalte3 Klick­en. Und zwar mit einem Recht­sklick. Im Kon­textmenü find­en Sie im unteren Vier­tel die Auswahlmöglichkeit Umbe­nen­nen… Jet­zt wer­den Sie auch diese Über­schrift zu Frak­tion ändern.

Schließen Sie nun wieder das Edi­tor-Fen­ster und damit auch die Abfrage selb­st. Das geht beispiel­sweise auch, indem Sie in den grün bzw. dunkel hin­ter­legten, ersten Menüpunkt  Datei  Klick­en und dort die ober­ste Auswahl tre­f­fen.

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Aktive und Ehemalige trennen

Vorarbeiten

Bei jed­er Auf­gabe ist es gut, ein wenig in die Zukun­ft zu denken, zu pla­nen. Und hier ist das beson­ders sin­nvoll. – Unter dem Aspekt, dass Sie aus ein­er Abfrage nur ein Ergeb­nis, eine Auswer­tung erzie­len kön­nen stellt sich die Frage, ob Sie für 2 Ergeb­nisse auch ein zweites Mal die ger­ade durchge­führten Vorgänge wieder­holen müssen. Sie ahnen es: Nein, das muss nicht sein …

Sie kön­nen eine Abfrage, an der in unter­schiedlichen Ver­sio­nen nur wenige Änderun­gen durchge­führt wer­den sollen, duplizieren. Und da eine Abfrage an sich kaum Spe­icher­platz braucht, friere ich den derzeit­i­gen Stand erst ein­mal ein, man weiß ja nie, wozu der derzeit­ige Stand noch gut sein kann. Dann erstelle ich zwei Kopi­en; eine für die „Aktiv­en”, eine für die „Ehe­ma­li­gen”.

Der ein­fach­ste Weg dor­thin: Recht­sklick auf die grüne Schalt­fläche im Regie-Zen­trum der Abfra­gen, dann in Kon­textmenü etwa in der Mitte den Punkt Duplizieren anklick­en. Sofort wird eine Kopie der ursprünglichen Abfrage erstellt und das Edi­tor-Fen­ster wird geöffnet. Im recht­en Bere­ich, bei den Abfragee­in­stel­lun­gen erken­nen Sie im Bere­ich Eigen­schaften, dass der ursprüngliche Name der Abfrage (eigentlich der erzeugten Tabelle/Liste) über­nom­men und durch einen numerischen Zusatz in run­den Klam­mern ergänzt wor­den ist:

Der automa­tisch erstellte Name der Abfrage-Kopie

Sie kön­nten diese Abfrage nun schließen und auf gle­ichem Wege eine weit­ere Kopie des Orig­i­nals erstellen. Oder Sie bleiben im Abfrage-Fen­ster und wählen in der Gruppe Abfrage den Punkt Ver­wal­ten und hier wiederum Duplizieren. Dann wird auf der Basis der aktuellen Abfrage ein Dup­likat erstellt.

Wiederum wird ohne Ihr weit­eres Zutun die aktuelle Abfrage geschlossen und eine neue Abfrage mit der entsprechen­den Num­merierung erstellt. In einem Fen­ster links des eigentlichen Edi­tors erken­nen Sie, dass es 3 Abfra­gen in dieser Arbeitsmappe gibt und die dritte die aktive ist:

Über­sicht der Abfra­gen

Ähn­lich wie bei den Über­schriften ist die Namensge­bung der Tabellen nicht wirk­lich aus­sagekräftig. Diese Beze­ich­nun­gen sollen nun angepasst wer­den. Im recht­en Seit­en­fen­ster (Abfragee­in­stel­lun­gen) find­en Sie bei den Eigen­schaften das Feld Name. Hier ändern Sie den Namen auf lst_Ausgeschieden. „lst” ste­ht übri­gens als Abkürzung für eine Liste, denn es sind im End­ef­fekt die erzeugten Lis­ten, welche sich dahin­ter ver­ber­gen.

Im linken Seit­en­fen­ster einen Klick auf Tabelle1 (2) und sofort wech­selt auch die Abfrage. Hier ändern Sie bitte den Namen auf lst_Aktive Mit­glieder und der Tabelle1 geben Sie bitte den Namen lst_Alle Mit­glieder. Bei der Gele­gen­heit: Wenn es Ihnen sym­pa­tis­ch­er ist, kön­nen Sie auch statt „lst_” das Prä­fix „tbl_” (Kurz­form für Tabelle) ver­wen­den, was vielfach auch so gemacht wird.

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Filtern

Erst ein­mal wer­den Sie die aktiv­en Mit­glieder des Bun­destages in der entsprechen­den Liste fil­tern. Dazu muss natür­lich genau diese Abfrage auch geöffnet sein, klar. Begin­nen Sie mit den aktiv­en Mit­gliedern des Hohen Haus­es.

Sie brauchen alle Zeilen, wo in der Spalte Frak­tion kein * als let­ztes Zeichen existiert. Ein­fach ein Klick auf den Drop­Down-Pfeil in der Spalte Frak­tion und als Textfil­ter wählen Sie Endet nicht mit… Im Dialogfen­ster geben Sie das gesuchte Zeichen * ein und dann OK. – Die Änderung ist nicht sofort, nicht auf den ersten Blick erkennbar, aber ver­trauen Sie PQ, es hat geklappt (wenn Sie nach mein­er Vor­gabe gear­beit­et haben). Den­noch: Sie kön­nten nun alle Abfra­gen schließen und dann erken­nen, dass in dieser Liste tat­säch­lich 11 Zeilen weniger enthal­ten sind. Aber das geht auch noch später  😉 . Die Stich­probe wäre: Suchen Sie ein­mal in der Abfrage mit allen Abge­ord­neten die erste Posi­tion mit ein­er Sternchen-Markierung. Es ist Zeile 64. Wech­sel zurück zu tbl_Aktive Mit­glieder und die Zeile 64 suchen. Stich­probe erfol­gre­ich bestanden. Diese Abfrage schließen Sie nun.

Prinzip­iell war der hierüber aufgezeigte Weg ide­al bei dieser Kon­stel­la­tion. Darum wer­den Sie den gle­ichen Weg auch für die aus­geschiede­nen Mit­glieder der Frak­tio­nen beschre­it­en. Nur dass Sie hier naturgemäß die Bedin­gung Endet mit… markieren und dann im Dia­log den Stern eingeben. Und hier ist natür­lich sofort der Effekt deut­lich sicht­bar, es verbleiben ger­ade ein­mal 11 Namen. Auch diese Abfrage kön­nen Sie nun schließen.

Ihnen ist nun gewiss klar, dass die erzeugten Lis­ten wirk­lich nur die Extrak­te enthal­ten. Sie kön­nen inner­halb der Liste nicht wieder Namen ein­blenden, sie sind wirk­lich so klein. Das ist ein großer Vorteil, wenn die Daten­men­gen erhe­blich größer sind und die Rechen­zeit dadurch bed­ingt zu lang ist. Wenn Sie in ein­er Liste mit 100.000 Zeilen nur jeden hun­dert­sten Daten­satz anzeigen lassen, dann sehen Sie zwar nur 1.000 Zeilen, aber Excel muss immer mit 100.000 Zeilen umge­hen und diese berech­nen. Per PQ gefilterte Lis­ten sind so klein, wie sie ausse­hen. – Und daraus ergibt sich auch der nicht zu unter­schätzende Vorteil, dass in solchen Arbeits­blät­tern keine Dat­en enthal­ten sind, die den Leser nichts ange­hen… Und das ist auch ein­er der weni­gen Gründe, wo auch ich akzep­tiere, dass eigentlich zusam­men gehörende Dat­en in unter­schiedliche Arbeits­blät­ter ges­plit­tet wer­den. Wichtig ist und bleibt näm­lich, dass der eigentliche Daten­stamm, die Quell­dat­en nach wie vor in ein­er einzi­gen Auflis­tung bzw. inner­halb Pow­er Query in ein­er echt­en Liste vor­liegen und auf der Basis immer wieder neu aus­gew­ertet wer­den kön­nen.

Ein kleines „Schmankerl” zum Schluss: Natür­lich gibt es noch die Liste mit den Abge­ord­neten im Inter­net. Die Namen find­en Sie hier (auch wenn der Link durchgestrichen ist, ein­fach ein­mal ver­suchen). Diese Seite lässt sich mit rel­a­tiv wenig Aufwand mit Bor­d­mit­teln des Excel (ein­schließlich Pow­er Query) zu der Liste umwan­deln, welche Sie zu Beginn geladen haben. Die Dat­en sind nun allerd­ings aktueller.

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