Die Auf­gabe hört sich recht gut lös­bar an: In einem Dia­gramm (Chart) soll aufgezeigt wer­den, wie der Umsatzver­lauf eines bes­timmten Pro­duk­ts im Laufe des Jahres war. Zu Beginn wer­den Sie die „klas­sis­che” Meth­ode erar­beit­en; die funk­tion­iert näm­lich mit allen Excel-Ver­sio­nen ab Excel 2007. Dazu öff­nen Sie die nun schon öfter ver­wen­dete Datei mit den Basis­dat­en aller Tage oder laden Sie das File hier noch ein­mal herunter.

Der „Klassiker”

Erstellen Sie daraus eine Piv­ot­Table, indem Sie nacheinan­der ein­fach die drei Felder anklick­en. Damit ist erst ein­mal die Grund­lage geschaf­fen. Im näch­sten Schritt grup­pieren Sie die kalen­darischen Dat­en (Datum) nach Monat­en. Jet­zt gibt es nur noch 12 „Blöcke” mit den kumulierten Dat­en jedes Pro­duk­ts für alle 12 Monate. – Der besseren Über­sicht wegen kön­nen Sie auch noch das Feld Pro­duk­t­gruppe in die Gruppe Spal­ten ver­schieben:

Monatliche Über­sicht mit angepassten Über­schriften

Daraus lässt sich nun mit weni­gen Klicks ein sim­ples Lin­ien­di­a­gramm erstellen:

Ein­fach­es Lin­ien­di­a­gramm aller Pro­duk­te

Der Weg dahin bestand wirk­lich nur aus eini­gen Klicks: Analysieren | Piv­otChart | Lin­ie und dann die Schalt­fläche OK. Aber das Ziel, die eigentliche Auf­gabe ist ja, nur ein einzelnes Pro­dukt bzw. Pro­duk­t­gruppe im Jahresver­lauf als Chart darzustellen.

Vielfach wird die erste Idee sein: Fil­ter ein­set­zen. Grund­sät­zlich ist das auch gar nicht so falsch, denn es soll ja in der Tat ein Pro­dukt, beispiel­sweise der Kuchen oder das Gebäck sep­a­rat in der Geschäfts­grafik angezeigt wer­den. Also das Feld Pro­duk­t­gruppe zusät­zlich in den Bere­ich FILTER ziehen. – Autsch, das ging wohl irgend­wie etwas daneben. Der Ver­lauf der Lin­ie erin­nert irgend­wie an den Kuchen, aber es ist eben nur ähn­lich. Und ein Blick auf die Y‑Achsenbeschriftung zeigt rasch, dass es sich um die sum­mierten Umsätze aller Pro­duk­te han­delt. Nach kurz­er Über­legung ist das dann gewiss auch klar.

Also in B1 die Fil­ter-Auswahl öff­nen und nur den Kuchen auswählen. Das kommt schon eher hin. Jet­zt noch rasch einen anderen Dia­gramm-Typ wählen. Dazu in der Menü-Leiste (oben) beim Kon­text-Menüpunkt PIVOTCHART-TOOLS die Unter-Auswahl ENTWURF anklick­en und dort (ziem­lich weit rechts) in der Gruppe Typ auf das Sym­bol Dia­gramm­typ ändern Klick­en. Der Typ Säule ist ganz passend und dort wäre das erste oder das vierte Muster eine passende Wahl.

Etwas allerd­ings stört uns immer noch: Es ist nicht auf den ersten Blick erkennbar, um welch­es Pro­dukt es sich han­delt. Bei der Über­schrift mag das Wort „Ergeb­nis” ja noch OK sein, aber in der Leg­ende sollte unbe­d­ingt „Kuchen” ste­hen, weil dieses ja der aus­gewählten Pro­duk­t­gruppe entspricht. Das ist ein echt­es Manko, welch­es sich in dieser Kon­stel­la­tion auch nicht beseit­i­gen lässt. Per Hand ändern kann schließlich nicht der Königsweg sein, denn das müsste dann ja bei jedem Wech­sel der Pro­duk­t­gruppe umge­hend und natür­lich wiederum per Hand geschehen.

Also: Erst ein­mal Kom­man­do zurück; ziehen Sie das Feld Pro­duk­t­gruppe direkt aus der Gruppe FILTER wieder in die Gruppe SPALTE. Wenn Sie jet­zt nur gewohn­heits­gemäß das Feld ein­fach nur nach rechts gezo­gen haben, weil dort ja die Gruppe liegt dann soll­ten Sie noch ein­mal genau hin­schauen: Es gibt unter Umstän­den keine Gruppe SPALTE, dafür ist an der Stelle die Grup­pen­beze­ich­nung LEGENDE (REIHE). Das ist dann aber nur dem Umstand geschuldet, dass das Dia­gramm aktiviert ist, was an der dop­pel­ten Umrah­mung erkennbar ist. Ein Klick in die PT und die gewohnte Beschrif­tung ist wieder da. Aber auch im Chart hat sich auch Wun­der­sames getan. Über­schrift und Leg­ende sind so, wie es auch geplant war.

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Besser ist es so…

Es geht natür­lich auch ohne diese Umwege, und dann ist das Ganze auch viel logis­ch­er, viel strin­gen­ter, gradlin­iger. Aus­gangslage ist wieder die PT, wo die Pro­duk­t­grup­pen im Bere­ich SPALTEN ste­hen. Löschen Sie am besten das bish­erige Ergeb­nis, das Dia­gramm, um klare Ver­hält­nisse zu schaf­fen. Sie kön­nen nun ‑wie gehabt- ein Chart mit der Gesamtüber­sicht erstellen oder gle­ich den Fil­ter für beispiel­sweise den Kuchen set­zen. Aber stopp, wählen Sie bess­er einen anderen Weg zum Ziel. Klick­en Sie in B3 auf die ▼- Schalt­fläche und aktivieren Sie als alleinige Auswahl den Kuchen. Jet­zt wie wie bere­its in der vorheri­gen Übung ein Säu­len­di­a­gramm erstellen und mit ein wenig Anpas­sung von Hand kön­nte das dann so ausse­hen:

Leicht nachgear­beit­etes Säu­len­di­a­gramm (Kuchen)

Sie erken­nen gewiss, dass die Leg­ende nach oben ver­schoben ist und der frei gewor­dene Platz rechts für die bre­it­ere Darstel­lung der 3‑D Säulen genutzt wurde. Über­schrift und Leg­ende sind stim­mig. Das ist schon ein­mal gut.

Nun kommt aber der Wun­sch auf, dass die drei umsatzstärk­sten Pro­duk­te in solch einem Dia­gramm nebeneinan­der dargestellt wer­den sollen. Bei diesen weni­gen Pro­duk­ten ist das zwar nicht so schwierig, die entsprechen­den Pro­duk­te her­auszusuchen, aber es gibt in der Prax­is dur­chaus Fälle, wo es diverse Artikel gibt und die Werte dicht beieinan­der liegen. Und es ist dann ja auch nicht immer als gegeben anzuse­hen, dass es stets die gle­ichen Pro­duk­te sind, welche die ersten drei Plätze bele­gen.

Um dieses Ziel zu erre­ichen gehen Sie erst ein­mal wieder zur Piv­ot­Ta­belle. Klick­en Sie auf das Fil­ter-Sym­bol in B3. Anschließend auf Werte­filter und dann die unter­ste Auswahl. Top 10… Im dann auf­tauchen­den Fen­ster ist nur ein einziger Wert zu ändern:

Nur die Top 3 Umsatzträger fil­tern

statt der 10 soll (natür­lich) eine 3 im zweit­en Eingabefeld ste­hen. Alle anderen Para­me­ter wur­den durch Excel automa­tisch geset­zt. OK und:

Die Top 3 Pro­duk­te im Ver­gle­ich

Die Über­schrift wurde ent­fer­nt, da ja mehrere Pro­duk­te angezeigt wer­den, die Leg­ende erweit­ert und natür­lich sind auch die Säulen ergänzt wor­den. Und vielle­icht ist Ihnen auch schon aufge­fall­en, dass im Chart selb­st ja auch noch ein­mal das Fil­ter-Sym­bol auf­taucht. Wenn Sie (bei der Pro­duk­t­gruppe) darauf Klick­en wer­den Sie erken­nen, dass Sie hier die gle­ichen Fil­ter­möglichkeit­en haben wie in der PT. Das ist immer dann ganz prak­tisch, wenn das Dia­gramm flächen­mäßig recht groß ist und extra gescrollt wer­den müsste, um die Fil­terbe­din­gun­gen in der PT zu ändern. Apro­pos zu groß: Wenn das Chart in ein eigenes Blatt hinein soll, dann ein Recht­sklick in das Chart und in der unteren Hälfte des Kon­textmenüs Dia­gramm ver­schieben… anklick­en und als Ziel ein neues Blatt definieren. Und dort dür­fen Sie gle­ich in Eigen­regie (ohne unsere Hil­fe) die 6 umsatzstärk­sten Monate darstellen.  😉 

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Sahnetorte

Bei der Wahl dieser Über­schrift hat­te der Autor ein wenig den Schelm im Nack­en. 😆 Aber so ganz falsch ist der Titel nun doch nicht. Die Säule Kuchen soll die Farbe ein­er Sah­ne­torte erhal­ten, weiß. Grau ist ein­fach zu unpassend. Auch das sind rel­a­tiv wenige Schritte, die schneller durchge­führt sind als wir das hier zu Papi­er brin­gen kön­nen:

• Klick­en Sie ein Mal auf einen beliebige Kuchen-Säule. Acht­en Sie darauf, dass anschließend alle Kuchen-Säulen markiert sind, aber auch nur diese.
• Wenn es nicht geklappt hat, dann ist StrgZ meist die beste Wahl, um zum vorheri­gen Zus­tand zurück zu gelan­gen.
• Nach dem (gelun­genen) Klick ein Recht­sklick auf eine der markierten Säulen und die (ver­mut­lich) unter­ste Auswahl Daten­rei­hen for­matieren… anklick­en. 
• Es erscheint rechts ein neuer Regie-Bere­ich mit eben dieser Über­schrift:

Neuer Regie-Bere­ich Daten­rei­hen-Optio­nen

Die im Bild markierte pyra­mi­den­för­mige Aus­buch­tung des waagerecht­en Trennstrichs weist auf die Säulen, eigentlich die Daten­rei­hen. Die Wahlmöglichkeit­en darunter beziehen sich (nur) auf die markierten Ele­mente.

• Klick­en Sie nun links den Far­beimer an
•  Im Auswahlbere­ich (FÜLLUNG) Klick­en Sie auf Ein­far­bige Fül­lung
• Um den Kuchen die Farbe weiß zu geben, Klick­en Sie auf den kleineren Far­beimer im Bere­ich FÜLLUNG und wählen dann weiß als Farbe (die erste Farbe).

Das hat nun schon ein­mal geklappt. Allerd­ings ist nun der Kon­trast der weißen Säule zum eben­falls weißen Hin­ter­grund nicht mehr exis­tent. Um sich die Arbeit etwas zu erle­ichtern, Klick­en Sie nun ein­fach ein­mal in eine Zelle des „nor­malen” Bere­ichs des Tabel­len­blattes, also wed­er in die PT noch in das Dia­gramm. Anschließend ein Klick in einen freien Raum des Charts, möglichst nahe der oberen oder unteren Kante. Wenn Sie den Mauszeiger einen Moment unbe­wegt lassen, wird ein ToolTip den Namen Dia­gramm­bere­ich anzeigen. Im Regie-Fen­ster sollte das auch in der ober­sten Zeile so ver­merkt sein. Vergeben Sie hier beispiel­sweise ein sehr helles Gelb als Hin­ter­grund­farbe und damit ist dann auch dieser Schritt abgeschlossen.

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Schnellere Information

Wie für so gut wie alle hier ange­sproch­enen Zielset­zun­gen gilt auch hier, dass wir nur einen der möglichen Wege aufzeigen. Egal, ob Sie sich in einem eige­nen Dia­gramm-Blatt befind­en oder Ihr Chart als Objekt in einem Tabellen-Blatt liegt, das grund­sät­zliche Vorge­hen ist immer gle­ich.

Aktivieren Sie erforder­lichen­falls das Chart-Objekt, sodass rechts oben das Plus-Sym­bol und der Pin­sel zu sehen sind. Nach einem Klick auf das + tut sich eine Auswahl mit mehreren Kon­trol­lkästchen. Aktivieren Sie dort die Datenbeschrif­tun­gen. Sofort sind die kor­rekt for­matierten Werte sicht­bar. Nur die Les­barkeit lässt wirk­lich zu wün­schen übrig:

Die Umsatz­zahlen wur­den automa­tisch einge­fügt

Die Umsatz­zahlen für den Kuchen sind wegen deren (im wörtlichen Sinne) her­aus­ra­gen­den Posi­tio­nen gut les­bar. Brot ist in den meis­ten Fällen OK und die Zahlen für die Brötchen sind nun wirk­lich sub­op­ti­mal dargestellt. Und der Juli ist eine Son­der­si­t­u­a­tion.

Prä­gen Sie sich ein­mal das Ausse­hen der Beschrif­tun­gen für den Kuchen ein. Oder machen Sie vielle­icht sog­ar einen Screen­shot, denn die fol­gende Änderung ist ger­ing aber effek­tiv:

• Klick­en Sie auf eine der Kuchen-Beschrif­tun­gen. Alle sechs Zahlen sind nun sicht­bar als Textfeld definiert
• Ein Recht­sklick auf eines dieser Felder und die unter­ste Auswahl Datenbeschrif­tun­gen for­matieren…
• Far­beimer und dann bei FÜLLUNG die Ein­far­bige Fül­lung markieren
• Wählen Sie hier Ein­far­bige Fül­lung und dann die Hin­ter­grund­farbe.

Irgend­wie anders, aber kaum merk­lich. Jedoch bess­er, und so soll es ja auch sein. Beim Brot und bei den Brötchen soll­ten Sie die Felder gle­icher­maßen anpassen. Und spätestens jet­zt erken­nen Sie, was den Unter­schied aus­macht: Vorher war der Hin­ter­grund des Feldes trans­par­ent, jet­zt überdeckt der Hin­ter­grund die darunter liegen­den Ele­mente.

Den­noch bleibt das Prob­lem beim Juli. Die Zahlen sind in der Ver­tikalen zu dicht beieinan­der und über­lagern sich. Eine Möglichkeit wäre, das Feld für Brot|Juli, und zwar nur dieses eine nach oben zu ver­schieben. Geschmackssache… Wenn Sie es den­noch ver­suchen wollen, dann Klick­en Sie zwei mal ‑mit Pause- nacheinan­der auf das Feld, dann ist nur diese markiert. Und wenn Sie bein ver­schieben Shift gedrückt hal­ten, dann geht es auch so gut wie immer im 0°-Winkel nach oben.

Ein ander­er Weg sieht so aus:

• Klick­en Sie ein Mal außer­halb des Dia­gramms und dann im Chart auf eine Umsatz­zahl für Brot.
• Im Regie-Bere­ich Klick­en Sie bei den BESCHRIFTUNGSOPTIONEN auf das dritte Sym­bol. Es ist das gefüllte Quadrat mit 4 Pfeilen innen und außen 2 Bemaßungsstriche.
• Geben Sie bei Benutzerdefiniert­er Winkel den Wert von ‑45° ein; minus ist richtig, alter­na­tiv wäre 315°, aber diesen Wert lässt Excel nicht zu.
• Richt­en Sie die Felder für die Brötchen gle­icher­maßen aus.
• Ziehen Sie das Feld Brot|Juli ganz etwas nach oben, so dass ger­ade bei­de Werte gut les­bar und nicht überdeckt sind.

Exper­i­men­tieren Sie gerne noch etwas mit dem, was Sie hier (hof­fentlich) gel­ernt haben herum. Es kann in allen erden­klichen Sit­u­a­tio­nen nüt­zlich sein. Sie haben auf jeden Fall erkan­nt, dass eigentlich nur einige, wenige Klicks reichen, um mehr oder weniger trock­ene Zahlen rasch und vielgestaltig zu visu­al­isieren.

Natür­lich haben Sie auch die Möglichkeit, Ihr Werk mit dem von uns erar­beit­eten zu ver­gle­ichen. Falls Sie es herun­ter­laden wollen, Klick­en Sie hier.

KleinPivot Übersicht (Grau: In Vorbereitung)

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