KleinPivot (5) – Schulnoten und mehr [ 1 ]

Aus der Schule: Noten, Fächer,
(kalendarische) Daten

Lehrer Hempel hat eine Schulklasse mit 26 Schülerinnen und Schülern. Wie der Zufall es so will, beginnt jeder Vorname mit einem anderen Buchstaben des Alphabets.  😉 Im Laufe des Schul-Halbjahres haben sich aus verschiedenen Fächern diverse Noten angesammelt und die Aufgabe des Klassenlehrers ist es nun, eine statistische Auswertung zu machen. Die erforderlichen Daten finden Sie in dieser Datei. Die Daten sind alle in jeweils einer dynamischen Liste/Tabelle erfasst, das macht das Arbeiten damit leichter.

Sie erkennen, dass die Tabelle Noten so aufgebaut ist, dass je Zeile nur 1 Name und 1 Bewertung (Note) sowie die dazu gehörigen Eckwerte stehen. Die Kategorie wird per Funktion SVERWEIS() geholt, was einer künftigen Pivot-Auswertung aber nicht im Wege steht. Das Geschlecht ist mit den internationalen Kürzeln (für female/male) ausgezeichnet, die Noten wurden mit einem Zufallswert errechnet und danach als Wert an die gleiche Position kopiert, damit diese Zahlen (Noten) auch konstant bleiben. Sollten Sie also den Vornamen einer der hier gelisteten „Kandidaten“ haben und mit der Notengebung nicht einverstanden sein können wir Ihnen versichern, dass wirklich nur die bzw. der real nicht existierende Lernende gemeint ist.  😉 

Anmerkung: Dass bei dieser Tabelle der „Faktor Mensch“ eine entscheidende Rolle spielt, das wissen wir (natürlich). Sie wissen im Moment wahrscheinlich noch nicht, wie diese Aussage zu bewerten ist. Aber versprochen: Wir klären das auf und bringen das auch gemeinsam mit Ihnen in Ordnung.  😳 

Die Ziele einer Auswertung

Unser Herr Hempel ist ein echter Statistik-Fan. Darum möchte er möglichst viel Informationen aus dem vorhandenen Datenbestand heraus holen. Der Aufbau der Noten-Tabelle ist dafür ohne Veränderungen geeignet. Folgende Ergebnisse sollen jeweils in einer neuen (Pivot) Tabelle dargestellt werden:

  • Übersicht je Schüler
  • Notenschnitt je Schüler
  • Klassenschnitt gesamt
  • Unterschied Jungen / Mädchen
  • Gegenüberstellung der Kategorien
  • Monatliche Auswertung

Nach und nach werden Sie diese Punkte erarbeiten. Allerdings nicht alles in diesem Abschnitt, das wäre zu viel des Guten. Wir haben und vorgenommen, das Ganze in handhabbare „Portionen“ aufzuteilen und Ihnen dann zu servieren. 

Übersicht und Notenschnitt je Schüler/in

Auch wenn es nicht unbedingt der „political correctness“ entspricht, wir werden nicht immer konsequent nach Wegen suchen, die männliche als auch weibliche Form der Schüler/in (und genau dieses „/in“ ist gemeint) in den Text einzupflegen. Auch Hilfskonstrukte wie „Lernende“ vermeiden wir. Das bedeutet kein Macho-Gehabe, es ist einfach in hohem Maße Gewohnheit. Und wir konzentrieren uns bein Erstellen dieser Beiträge lieber auf die Inhalte als derart spezielle Ausdrucksweisen. – Wenn Sie sich daran wirklich stören wägen Sie einfach ab, was Ihnen mehr Wert ist: Die stete f/m – Form oder der Inhalt. Danach können Sie Ihr weiteres Vorgehen entscheiden.

Im ersten Schritt soll eine Übersicht aller Schüler mit den Noten aller Fächer erstellt werden. Beginnen Sie damit, dass Sie erst einmal überhaupt eine PivotTable erstellen. Entweder über Einfügen | Tabellen | PivotTable oder Sie gehen den Weg über das spezielle Kontext-Menü der Intelligenten Tabelle und dort der direkte Weg in der Gruppe Tools den Punkt Mit PivotTable zusammenfassen. Anschließend versehen Sie jedes Feld mit einem Häkchen, damit es angezeigt wird.

Ein erster Versuch der Übersicht

Ein erster Versuch der Übersicht

So wirklich übersichtlich ist das nun wirklich nicht. Jetzt steht ja alles untereinander in einer einzigen Spalte. Das kann doch nicht sein! Nein, und es geht natürlich auch anders. Um sich Schritt für Schritt dem Ziel zu nähern, gehen Sie so vor:

  • Im Kontext-Menü PIVOTTABLE-TOOLS klicken Sie auf das Register ENTWURF. Sollte dieses Kontext-Menü ganz rechts in der Menüleiste nicht zu sehen sein, dann klicken Sie einfach irgendwo in den Datenbereich der PT.
  • In der Gruppe Layout wählen Sie das Symbol Berichtslayout und dort den Unterpunkt In Tabellenformat anzeigen.

Jetzt ist das Ganze schon etwas übersichtlicher. Aber eben nur etwas, längst noch nicht so, wie es wirklich sinnvoll wäre. Zuerst stellt sich die Frage, ob wirklich alle derzeit angezeigten Spalten in diesem Stadium sichtbar sein müssen. Wir entscheiden uns dafür, dass nur der Vorname, das Fach und die Note angezeigt werden sollen. Nehmen Sie dazu einfach die Häkchen bei den nicht genannten PivotTable-Feldern heraus. Und das sieht jetzt doch schon erheblich übersichtlicher aus:

Nach der Bereinigung bessere Übersicht

Nach der Bereinigung bessere Übersicht

Was noch etwas stört ist die Zeile mit dem Ergebnis und der berechneten Summe. Erstens soll das hier ja nur eine Übersicht sein und zweitens ist die Summierung hier nun wirklich fehl am Platz. Versuchsweise blenden Sie diese Zeile erst einmal aus:

  • Kontextmenü PIVOTTABLE-TOOLS | ENTWURF
  • Gruppe Layout, hier Teilergebnisse | Teilergebnisse nicht anzeigen

Ruck zuck sind diese Summierungen verschwunden. Da auch das Gesamt-Ergebnis in der letzten Zeile total unsinnig ist (Note: 1430), sollten Sie auch dieses deaktivieren. Mit ein wenig Überlegung werden Sie den Weg alleine finden.

Etwas war in der Darstellung vor dem löschen der Zwischensummen schöner: In der Spalte für das Fach war eine Lücke zu sehen, was die einzelnen Namen optisch etwas abgrenzte. Ähnliches lässt sich jetzt auch noch realisieren, vielleicht sogar noch markanter: Wiederum in der Gruppe Layout wählen Sie Leere Zeilen und dort den oberen Punkt Leerzeile nach jedem Element einfügen.

Nun ist die Übersicht fast optimal. Wenn da nicht „kleine“ Auffälligkeiten wären. Anja hat in Mathe die Note 11, und die gibt es ja nun einmal nicht. Der Grund ist ganz einfach, auch hier hat Excel aus eigenem Antrieb die Noten summiert. Und ein kurzer Blick in die Quelldaten Zeile 28 zeigt auch auf, dass mindestens noch die Deutsch-Note nicht stimmen kann. Die Ursache ist klar und Sie werden sie auch sofort sehen, wenn Sie rechts unten bei den Bereichen in den Bereich Ʃ Werte schauen.

Was wäre hier sinnvoll? Der Mittelwert, der Durchschnitt natürlich. Eine Möglichkeit das zu ändern: Klicken Sie auf eine beliebige Note. Im Kontextmenü ANALYSIEREN in der Gruppe Aktives Feld die Feldeinstellungen wählen. Dort können Sie dann auch gleich bei der Gelegenheit die nicht gerade wirkungsvolle Überschrift (Benutzerdefinierter Name) in beispielsweise Notenschnitt ändern. Und natürlich statt der Summe den Mittelwert auswählen. Nach einem OK werden diese Fehler bereinigt sein.

Was aber nun zwar mathematisch korrekt ist jedoch nicht nur optisch stört: Die Nachkommazahlen bei einigen Berechnungen. Noten sind nun einmal immer ganze Zahlen ohne Dezimal-Anteil. Und auch hier gilt die Regel, dass bis einschließlich einer vier als erste Nachkommastelle abgerundet wird, alles darüber bekommt durch Aufrundung die schlechtere Note. – Einfach noch einmal im aktiven Feld für den Notenschnitt in die Feldeinstellungen und unten links im Fenster auf Zahlenformat. Im nachfolgenden Fenster Zahl auswählen und die Dezimalstellen auf 0 einstellen. Die Rundung übernimmt Excel dann alleine für Sie und das Ergebnis sollte Sie zufrieden stellen.

Vielleicht aber ist Ihnen das alles noch zu groß, zu lang. Sie möchten eine kompakte, richtig übersichtliche Darstellung auf einer Bildschirm- und auch Druckseite. Alles klar, gerne! Ziehen Sie das Feld Fach vom Bereich ZEILEN in den Bereich SPALTEN.

So viel zum Thema Übersicht. Unserer eigenen Forderung folgend, die Lernabschnitte möglichst klein zu halten, werden Sie die weiteren Abschnitte getrennt aufrufen.


KleinPivot Übersicht (Grau: In Vorbereitung)

KleinPivot (1) Ausführliche Grundlagen, Basis „Kleinbrot“
KleinPivot (2) Selbstständige Übung, Basis „Bundestag“
KleinPivot (3) Aufbau auf (2), nur Teildaten auswerten (filtern)
KleinPivot (4) Kleinbrot [2], Aufbau auf KleinPivot (1)
KleinPivot (5) Schulnoten und mehr [1], Noten, Fächer, Daten
KleinPivot (6) Schulnoten und mehr [2], Klassenschnitt der Fächer
KleinPivot (7) Schulnoten und mehr [3],  Jungen vs. Mädchen
KleinPivot (8) Schulnoten und mehr [4], Notenvergleich der Kategorien
KleinPivot (9) Schulnoten und mehr [5], Kalendarische Auswertung
KleinPivot (10) Kleinbrot [3], Kalendarische Auswertung (1)
KleinPivot (11) Kleinbrot [4], Kalendarische Auswertung (2)
KleinPivot (12) Kleinbrot [5], PivotChart (1)
KleinPivot (13) Kleinbrot [6], PivotChart (2)
KleinPivot (14) Kleinbrot [7], Datenschnitt und Zeitachse | Epilog

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