KleinPivot (12) – Kleinbrot [ 5 ]

Umsatz-Anteile, -Entwicklung und Trend

Sie werden es sich denken können: Sie brauchen wiederum die Standard-Tabelle mit den täglichen Umsätzen aller Produkte. Wenn Sie diese bereits als Intelligente Tabelle vorliegen haben, dann verwenden Sie diese; falls Sie noch etwas üben wollen oder die Daten nicht direkt im Zugriff haben, laden Sie diese Mappe herunter und erstellen eine entsprechende Tabelle, die Überschriften sind schon angepasst.

Pivot intern

Im ersten Schritt soll daraus (natürlich) eine PivotTable erstellt werden. Aber da diese ja immer eine zielgerichtete Aussage haben sollen, muss die entsprechende Darstellung angepasst werden. Die Fragestellung im ersten Schritt: Wie hoch ist der Anteil der Produkte bzw. Produktgruppen im Berichtszeitraum?

Da das ganze Jahr betrachtet werden soll, brauchen Sie hier ja nur die sechs Produktgruppen als Jahressumme und den jeweiligen prozentualen Anteil. Da das ja nur wenige Zellen sind, die in Ergebnissen darstellt werden sollen, brauchen Sie kein neues Blatt. Es reicht, wenn Sie als Ziel die Zelle E4 im gleichen Arbeitsblatt bestimmen:

Das Ziel der Auswertung festlegen

Das Ziel der Auswertung festlegen

Jetzt stellt sich noch die Frage, welche Felder Sie brauchen. Da in der Tabelle mit den Basisdaten ausschließlich das Jahr 2014 vertreten ist, brauchen Sie nicht das Datum. Es reicht das Produkt und der Umsatz. Zwei Klicks, Überschrift in Spalte F anpassen und  und hier ebenfalls das Zahlenformat ändern:

Die Umsätze der einzelnen Produktgruppen

Umsätze der Produktgruppen

Na gut, eine kleine, auf das Allernotwendigste konzentrierte Zusammenfassung. Schön wäre ja noch eine prozentuale Darstellung, also wie hoch der Anteil der einzelnen Produkte am Gesamtumsatz ist. Das lässt sich rasch realisieren:

  • Ziehen Sie das Feld Preis noch einmal in den Bereich Ʃ Werte
  • Passen Sie die Überschrift an, beispielsweise % Umsatz
  • Erforderlichenfalls noch einmal die Überschrift anklicken, dann Wertfeldeinstellungen | Werte anzeigen als | % des Gesamtergebnisses:

Berechnung der prozentualen Anteile

Berechnung der prozentualen Anteile

Das Ergebnis ist prinzipiell genau das, was geplant war:

Der prozentuale Anteil

Der prozentuale Anteil

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Ein erstes Diagramm

Ein geflügeltes Wort sagt ja, dass ein Bild mehr sagt, als tausend Worte. So ist auch ein Diagramm viel anschaulicher, als eine reine tabellarische Darstellung. Darum sorgen Sie dafür, dass eine Zelle in der PT markiert ist. Dann im Menü ANALYSIEREN bei den Tools die Auswahl PivotChart anklicken. Als erstes wir Ihnen zwar ein Säulendiagramm angeboten, aber hier ist ein „Kuchen“ viel anschaulicher. Wählen Sie darum als Grund-Typ den Kreis aus. Das an sich ist schon recht prägnant, darum OK.

Es würde sich doch gut machen, wenn dieses Diagramm mit der linken, oberen Ecke in exakt E14 platziert wäre. Das geht mit viel Feingefühl und wohl noch mehr Geduld so einigermaßen. 🙄 Ein kleiner Tipp allerdings kann sehr hilfreich sein: Drücken Sie beim verschieben des Diagramm-Objekts die Taste Alt, dann rastet eine der vier Ecken immer genau in einer Eckposition einer Zelle ein.

Als Grundversion soll das erst einmal ausreichen. Verschönerungen sind immer möglich und werden hier auch noch besprochen. Jetzt geht es erst einmal mit dem nächsten Schritt weiter, den monatlichen Umsätzen und dem Trend.

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Umsatzentwicklung und Trend

Das Ziel dieses Abschnitts ist, die monatlichen Umsätze darzustellen und daraus einen allgemeinen Trend zu entwickeln. Auch hier soll die grafische Darstellung im Vordergrund stehen, insbesondere was den Trend betrifft. Im ersten Schritt dieser Teilaufgabe sollen aus den Rohdaten die monatlichen Umsätze als Säule dargestellt werden. Dazu klicken Sie erst einmal in die Intelligente Tabelle mit den 1.824 Zeilen (plus Überschrift). Initiieren Sie eine PT in einem neuen Arbeitsblatt.

Als erstes einmal die Überlegung, welche Felder benötigen Sie? Datum? Klar, denn es soll ja die monatliche Entwicklung aufgezeigt werden. Produktgruppe? Nein, denn es soll ja nicht der Umsatz einzelner sondern die Gesamtheit aller Produkte berechnet werden. Also fällt das flach. Preis? Na klar, denn darum geht es ja in allererster Linie. Also setzten Sie bei den Feldern das Häkchen für Datum und Preis.

Wie sich das Ganze nun darstellt, hängt ganz davon ab, welche Einstellungen aus vorherigen Aktionen in Excel gespeichert sind. In jedem Fall muss bei der Gruppierung (Gruppenauswahl) des Datum-Feldes ausschließlich Monate markiert sein. Wenn Sie noch etwas an der Optik arbeiten, könnte das Ergebnis so aussehen:

Monatliche Aufstellung

Monatliche Umsätze

Ein Klick in die PT und in jedem Fall sollte im Pivot-Kontextmenü ANALYSIEREN aktiviert sein. Sehr weit rechts bei den Tools finden Sie das Symbol PivotChart. Ein Klick darauf und es wird Ihnen ein Säulen-Diagramm angeboten. Und das ist hier auch genau das richtige, darum OK.

Schick ist etwas anderes, aber auf der anderen Seite stellt sich doch die Frage wie das aussehen würde, wenn die Säulen alle verschiedenfarbig wären. Insofern ist das hier schon recht zweckmäßig. Am besten Sie ziehen das Diagramm nach D3, dann ist es mit der Oberkante der PT bündig.

Zwei Dinge sind noch mehr oder weniger störend: Der Titel Ergebnis und auch die Legende Ergebnis. Da wir nur eine Datenreihe haben, bedarf es nun wirklich keiner Legende. Also ein Klick darauf und wenn dann die acht Anfasser-Kästchen zu sehen sind, dann einfach Entf. oder Rechtsklick und Löschen. Sofort wird Excel den frei gewordenen Raum für die breitere Darstellung des eigentlichen Diagramms nutzen. Nun ein Klick auf den Titel; die Markierung unterscheidet sich etwas von den eben gesehenen. Es sind nur vier Anfasser und die sind auch rund. Und es sind auch in Wirklichkeit keine Anfasser, denn Sie können diese Markierungen nicht so ohne weiteres zur Größenänderung verwenden. Nach einem Doppelklick auf den Text des Titels können Sie den einfach überschreiben. Beispielsweise mit dem etwas aussagekräftigerem Titel  Jahr 2014.

OK, so sind die Schwankungen gut zu erkennen. Bleibt noch der versprochene Trend. Nach einer ersten Einschätzung wäre dieser wohl eher neutral, denn es ist weder eine Abwärts- noch eine Aufwärtsbewegung klar erkennbar. Aber Excel hat ja bei den Charts (Diagrammen) die Möglichkeit, das zu visualisieren. Anhand der vorhandenen Daten kann eine Trendlinie eingefügt werden. Dazu klicken Sie mit rechts auf eine beliebige Säule und wählen im Kontextmenü die zweit-unterste Auswahl Trendlinie hinzufügen…

Das Ergebnis wird Sie vielleicht überraschen: Es ist ein ganz leichter Abwärtstrend erkennbar. Da die Trendlinie die gleiche Farbe hat wie die Säulen, fällt sie nicht wirklich gut auf. Das können Sie aber gut ändern, indem Sie darauf beispielsweise einen Doppelklick durchführen und anschließend im rechts erscheinenden Fenster auf den Farbtopf klicken. Dort sind dann verschiedene Möglichkeiten der Formatierung gegeben. Das schließt die Strichart und auch -Stärke (Dicke) ein. Und falls Sie -aus welchen Gründen auch immer- den ganz leichten Negativtrend nicht so deutlich erkennen, dann schalten Sie doch einfach einmal bei der Trendlinienformatierung bei den TRENDLINIENOPTIONEN in den Modus Exponential um, dann wird die Linie in Stufen abgesenkt.

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Verschönerungen

Wenn Sie an den Register-Namen nichts geändert haben, dann gibt es auch bei Ihnen noch das Tabellenblatt mit dem Namen Tabelle1. Es ist jenes Kreisdiagramm, welches Sie zu Beginn erstellt hatten. Kopieren Sie bitte dieses Blatt, welche dann beispielsweise Tabelle1 (2) als Bezeichnung hat. Mit dieser Kopie arbeiten Sie nun weiter.

Als erstes soll das Diagramm um einiges größer werden. Da das Seitenverhältnis erhalten bleiben soll, klicken Sie auf den rechten, unteren Anfasser und ziehen den Rahmen bei gedrückter Shift-Taste nach rechts unten. So etwa bis Spalte M sollte es schon sein, wenn Ihr Monitor so viel Breite hat. Ziehen Sie nun erst einmal den Titel in die rechte obere und die Legende in die rechte untere Ecke. Denn den brauchen Sie, um den „Kuchen“ noch etwas größer zu gestalten; klicken Sie etwa im 22,5°-Winkel (Uhr: 13:30h) knapp neben den gefüllten Kreis. Es wird sich dann mit etwas Abstand ein Rahmen mit acht Anfasspunkten zeigen. Wenn Sie genau auf einen der vier Eckpunkte zeigen (noch nicht klicken), dann werden Sie erkennen, dass der Mauszeiger ein um 45° geneigter Doppelpfeil ist. Dann klicken und wiederum im etwa 45°-Winkel vergrößern. Anschließend rücken Sie den Titel und die Legende an einen freien Platz, welcher auch optisch ansprechend ist.

Derzeit ist die Aussage der grafischen Darstellung ja nicht anders als vor der Bearbeitung. Etwas hübscher, etwas größer und damit ansehnlicher. Was noch etwas überflüssig, etwas unangepasst erscheint sind die grauen Buttons mit den Namen der Felder. Um auch diese Schaltflächen zu entfernen, führen Sie auf eine der Buttons einen Rechtsklick aus. Im unteren Drittel des Kontextmenüs sehen Sie den Eintrag Alle Feldschaltflächen im Diagramm ausblenden. Das ist ja das Ziel des Ganzen, darum wählen Sie diesen Punkt aus. Jetzt (endlich) sieht der Diagramm-Bereich so aufgeräumt aus, wie es sein sollte.

Wenn Sie nun auf ein Segment des Kreisdiagramms zeigen, dann wird in einem ToolTip-Fenster einige Information zu dem betreffenden „Tortenstück“ preis gegeben. Im Diagramm selber sind also noch Informationen enthalten, die derzeit nur über das Zeigen mit der Maus abgerufen werden können. Nun ja, über die Farben kann per Legende das Produkt bzw. die Produktgruppe zugeordnet werden, aber den absoluten Wert und den prozentualen Anteil, das muss sich der Betrachter aus der PT darüber zusammensuchen.

Doch, es geht natürlich auch anders. Ein einzelner Klick auf den Kreis, dann ist im Zentrum ein einzelner Punkt und bei jedem Segment am Endpunkt der jeweiligen Trennlinie zu sehen. Jetzt ein Rechtsklick im Kreis und im Kontextmenü Datenbeschriftungen hinzufügen | Datenbeschriftungen hinzufügen auswählen:

Zusätzliche Informationen einfügen

Zusätzliche Informationen einfügen

Schon stehen die Umsatzzahlen in den „Kuchenstücken“. Es wäre richtig gut, wenn nun auch noch die Prozentanteile dort hinein gelangen könnten. Und natürlich geht das auch. Einer der möglichen Wege ist dieser: Klicken Sie auf das grüne Plus rechts oben neben dem äußeren Rahmen des Diagramms. Es ist eine Schaltfläche, wo sich nach Aktivierung ein Fenster öffnet, wo Sie Diagrammelemente aktivieren und auch noch weiter verzweigen können. Zeigen Sie auf Datenbeschriftungen und klicken Sie auf . Im neuen Menü steht ganz unten Weitere Optionen… und das ist es dann auch 😉 . Rechts im Bildschirm ist ein neuer Bereich aufgetaucht, wo Sie wieder einmal die freie Auswahl haben. Hier klicken Sie auf das rechte der vier Symbole (die drei senkrechten Säulen) und erwartungsgemäß geht es darum, die Datenbeschriftung zu formatieren. Die nächste Auswahl sind die BESCHRIFTUNGSOPTIONEN. Hier setzen Sie das Häkchen bei Prozentsatz und sofort werden die entsprechende Prozente auf Ganzzahlen gerundet dem Umsatz zugefügt.

Wenn Sie aber genau hinsehen werden Sie erkennen, dass die beiden Werte durch ein Semikolon getrennt sind. Das lässt sich auch noch egalisieren. Bei dem Punkt Trennzeichen ist derzeit das Semikolon ausgewählt, hier bietet sich (Neue Zeile) an und Sie werden umgehend erkennen, dass das so wesentlich besser aussieht. Sie sollten zumindest auch wissen, dass Sie ZAHL durch einen Klick erweitern und dann bei Rubrik den Prozentsatz auswählen können; das hat zur Folge, dass dort fest zwei Nachkommastellen angezeigt werden.

Das war’s dann auch. Wenn Sie mögen, können Sie natürlich noch den Produktnamen hinzu fügen (Rubrikenname) oder die Schriftfarbe anpassen, vielleicht ein sehr helles Grau oder Weiß. Und wenn Sie viel Phantasie haben, könnten Sie auch noch die Farben der einzelnen „Tortenstücke“ verändern. Oder vielleicht auch eine 3-D Darstellung daraus machen. Nur Mut, Sie können nur etwas daraus lernen!


KleinPivot Übersicht (Grau: In Vorbereitung)

KleinPivot (1) Ausführliche Grundlagen, Basis „Kleinbrot“
KleinPivot (2) Selbstständige Übung, Basis „Bundestag“
KleinPivot (3) Aufbau auf (2), nur Teildaten auswerten (filtern)
KleinPivot (4) Kleinbrot [2], Aufbau auf KleinPivot (1)
KleinPivot (5) Schulnoten und mehr [1], Noten, Fächer, Daten
KleinPivot (6) Schulnoten und mehr [2], Klassenschnitt der Fächer
KleinPivot (7) Schulnoten und mehr [3],  Jungen vs. Mädchen
KleinPivot (8) Schulnoten und mehr [4], Notenvergleich der Kategorien
KleinPivot (9) Schulnoten und mehr [5], Kalendarische Auswertung
KleinPivot (10) Kleinbrot [3], Kalendarische Auswertung (1)
KleinPivot (11) Kleinbrot [4], Kalendarische Auswertung (2)
KleinPivot (12) Kleinbrot [5], PivotChart (1)
KleinPivot (13) Kleinbrot [6], PivotChart (2)
KleinPivot (14) Kleinbrot [7], Datenschnitt und Zeitachse | Epilog

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